Back Office Manager (m/f/d)
EF Robotics automates standard tasks.
With our autonomous cleaning and transport robots, we relieve companies in the catering, industrial, logistics and healthcare sectors
and laboratories. Our solutions are immediately ready for use, easy to use and made for SMEs. We don't just deliver robots,
but results. And that's where you come in.
Your mission: You are the first point of contact for customer inquiries, coordinate processes, document in CRM and ensure that every
task is completed. You provide structure, keep processes running and ensure that orders run smoothly. Kurz: You are
the organizational heart of EF Robotics.
Your tasks:
- customer communication: Processing inquiries via telephone, e-mail and social media
- CRM maintenance: Clean documentation and tracking in GoHighLevel and JTL
- Order processing: Create, test and coordinate with technology and logistics
- Order overview: Check whether everything has left the warehouse on time
- Invoicing & shipping: Review, approval and coordination of freight forwarders
- interface control: Close coordination with sales, service and scheduling
- data maintenance: Organize files and update all master data
Your profile:
- Experience: Customer service, order management or back office
- Education: Completed commercial education or comparable degree
- Work style: Independent, structured, solution-oriented
- language: German excellent, English very good
- IT expertise: Safe when using CRM systems, Outlook and digital tools
- Attitude: Reliable, resilient, customer-oriented — you keep your promises
- Independent training: You like to learn by yourself using videos & materials — and don't wait until someone picks you up.
- Shaping the future & processes: You don't just want to run along, you also want to improve existing processes and actively shape the future of EF Robotics.
Your benefits:
- career path: Development for team coordination or management assistance
- Continuing education: Focus on mindset, organization & sales
- culture: eForce stands for discipline, solidarity & high-performance
- Team spirit: Monthly events, pizza lunch, Red Bull & coffee flat rate
- workstation: Clearly structured processes, modern tools, no chaos
What can you expect from EF Robotics?
- salary: 2,900€ base salary + 100€ attendance bonus + supplements for additional skills (e.g. fluent English, CRM expertise)
- flexibility: Flexitime account with transparent time recording
- High-performance culture (eForce): Responsibility, discipline, clarity & growth are standard for us.
- Proximity to management: You have direct access to decisions and help shape how we grow.
- Design leeway: Short routes, direct decisions, full impact — no standstill, no chaos.
- Exclusive continuing education: including access to Dirk Kreuter coaching in sales & organization.
- Top network: Cooperation with decision makers in catering, industry and logistics.
- Workation: Opportunity to also work at our international locations.
- Long-term career: We are not looking for a “temporary all-rounder”, but a top performer with perspective.
4 Fakten über die EForce: Warum Du hier das Beste aus Dir rausholst
Responsibility from day 1: With eForce, you won't be taken by the hand for long. From your first day on, you're part of the team of players — not the backup bank. You take on real projects, have real responsibility, make real things happen. We believe that growth happens when you jump into deep water — and swim. And that is exactly what we make possible for you.
Constant learning and personal growth: Stagnation? Not with us. You learn every day — in exchange with colleagues, through challenges and through our continuous development. We all share what one person knows. We expand what someone can do together. With eForce, learning isn't an option—it's part of our recipe for success. And if you learn faster, you win faster.
Mentoring program: At eForce, we jump in at the deep end, but always with backup. From the start, you will have an experienced mentor who will not only explain to you, but also challenge and support you. Mentoring at our company means: Helping you get started — and then accompanying you in such a way that you launch your own personal rocket: Because everyone here has the potential to become a true high performer.
Modern technology & work environment: The future doesn't start at some point — it starts now. That's why we work with cutting-edge infrastructure and processes that don't block, but accelerate. With us, you will find an environment that challenges and promotes you. If you want to grow, you need space — and that is exactly what you get from us.
4 Gründe, die Deinen Job bei EF-Robotics besonders machen
Langfristige Perspektive & Karrieremöglichkeiten
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Spannendes Arbeitsfeld & abwechslungsreiche Aufgaben
Eine starke
Unternehmenskultur
Prozesse, die dir Sicherheit geben
Wer mit uns geht, geht nach vorne. EForce wächst – und Du wächst mit. Bei uns findest Du keine Karriereleiter, die im Nirgendwo endet, sondern eine echte Perspektive. Krisensicher, chancenstark, voller Möglichkeiten. In einer Branche, die gerade erst beginnt, die Welt zu verändern.
Jeden Tag das Gleiche? Nicht bei uns. Neue Projekte, neue Branchen, neue Herausforderungen warten auf Dich. Du arbeitest an innovativen Lösungen, die echte Wirkung zeigen. Wer bei uns arbeitet, erlebt die Zukunft – live.
Bei EForce bist Du keine Personalnummer. Du bist Teil einer Bewegung, die auf Respekt, Ehrgeiz und echter Wertschätzung basiert. Wir feiern Erfolge – und packen Herausforderungen gemeinsam an. Hier zählt, was Du beiträgst.
Kein Konzern-Wahnsinn, kein Hierarchie-Dschungel. Unsere Prozesse sind klar, schlank und darauf ausgelegt, dass Du handeln kannst. Deine Ideen treffen auf offene Ohren – und wenn sie gut sind, auch auf sofortige Umsetzung. Bei EForce brauchst Mut und Ideen. Den Rest erledigen wir gemeinsam.
Was Dich neben einem sicheren Arbeitsplatz mit Führungsverantwortung und Gestaltungsspielraum noch bei uns erwartet:
Gestaltungsspielraum und strategische Verantwortung – Du möchtest nicht nur mitarbeiten, sondern mitgestalten? Bei EF Robotics bekommst Du die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und aktiv an der strategischen Ausrichtung mitzuwirken. Wir schätzen unternehmerisches Denken und bieten Dir den Freiraum, Verantwortung zu übernehmen und echten Impact zu schaffen.
Ein junges und motiviertes Team - Bei EF Robotics erwartet Dich ein junges und hoch motiviertes Team, das mit Leidenschaft und Innovationsfreude an zukunftsweisenden Technologien arbeitet. Die offene und dynamische Arbeitsatmosphäre fördert Kreativität, Teamgeist und Eigenverantwortung – perfekte Voraussetzungen, um gemeinsam Großes zu erreichen und sich persönlich weiterzuentwickeln.
Persönliche und strukturierte Einarbeitung – Damit Du von Anfang an durchstarten kannst, legen wir großen Wert auf eine strukturierte Einarbeitung. Persönliche Ansprechpartner stehen Dir zur Seite und sorgen dafür, dass Du Dich schnell im Team zurechtfindest und alle nötigen Werkzeuge und Informationen an die Hand bekommst – für einen erfolgreichen Start in Dein neues Leben.
Weiterentwicklung & Förderung - Ob fachlich oder persönlich – bei EF Robotics hörst Du nie auf zu lernen. Wir unterstützen Dich durch regelmäßige Weiterbildungen, Workshops und Entwicklungsgespräche. Dein Wachstum ist uns wichtig, denn nur wer sich weiterentwickelt, kann auch die Zukunft mitgestalten.
Bitte bewirb Dich, wenn …
… Du einen Job suchst, bei dem Du Dich fachlich und persönlich weiterentwickeln kannst – mit klaren Karrierepfaden, Mentoring und Leadership-Programmen.
… Du in einem Umfeld arbeiten willst, das Dich herausfordert, fördert und klare Spielregeln hat – wo A-Player gemeinsam Grenzen verschieben.
... Du Lust hast, mit Robotern, die sonst nur auf Messen oder in Zukunftsstudien zu sehen sind, täglich praktisch zu arbeiten und echte Branchenstandards mitzugestalten.
… Du ein Umfeld suchst, in dem Kolleg:innen nicht nur nebeneinander arbeiten, sondern sich gegenseitig pushen, Verantwortung übernehmen und Erfolge gemeinsam feiern.
… Du einen Arbeitgeber willst, der wächst, klare Visionen hat und Dir Stabilität mit langfristigen Perspektiven bietet – verbunden mit echten Benefits und fairer Bezahlung.
Es war noch nie einfacher als hier und jetzt.
Deine Online-Kurzbewerbung
Dank einer Online-Kurzbewerbung kannst Du Dich ganz einfach ohne Bewerbungsunterlagen mit nur ein paar Klicks bewerben.
Fragebogen oder Bewerbungsunterlagen
Nachdem wir Deine Online-Kurzbewerbung erhalten haben, bekommst Du eine E-Mail von uns. Je nachdem auf welche Stelle Du Dich beworben hast, wirst Du in der E-Mail gebeten entweder einen Fragebogen auszufüllen oder Deine Bewerbungsunterlagen hochzuladen. So bekommen wir einen ersten Eindruck von Dir.
Dein
persönliches
Kennenlerngespräch
Wenn uns die Antworten in Deinem Fragebogen oder Deine Bewerbungsunterlagen überzeugt haben, laden wir Dich telefonisch zu einem Kennenlerngespräch ein, um Dich auch persönlich kennenzulernen.
Lerne das Team kennen
Sollten wir in dem Kennenlerngespräch das Gefühl haben, du passt zu uns, laden wir Dich zu einem Schnuppertag ein. Dort hast Du die Möglichkeit Deinen zukünftigen Job und das Team kennenzulernen sowie Fragen zu stellen.
Herzlichen Glückwunsch
Du hast uns am Schnuppertag überzeugt? Dann erhältst Du Deinen Arbeitsvertrag und startest mit der Einarbeitung in den Job, der Dich hoffentlich genauso erfüllt, wie uns.